E-mail schrijven

E-mail heeft een groot aantal voordelen, maar er zijn ook vormen van misbruik, zoals spam, phishing en flaming. De regels en richtlijnen voor het schrijven van een e-mail zijn samengevat in een "netiquette". In dit artikel worden de belangrijkste problemen besproken die zich kunnen voordoen bij het gebruik van e-mail. Ook worden er tips gegeven voor het schrijven van een e-mail.

Misbruik van de e-mail

Een leven zonder e-mail is inmiddels ondenkbaar. Maar met het gebruik van e-mail, neemt ook het misbruik toe. Denk bijvoorbeeld aan spam, junkmail en phishing: het online "vissen" naar persoonlijke gegevens. En de "overload" aan e-mails is voor sommige mensen ook een probleem. ZIj zien door de bomen het bos niet meer. Dat wordt "e-mailuitputting" genoemd.

Junkmail

E-mail waarin de ontvanger geen waarde toekent, wordt “junkmail” genoemd. Een vorm van junkmail is “spam”, e-mail die ongevraagd aan een groot aantal ontvangers wordt verstuurd. Ook de verspreiding van virussen en wormen via e-mail is een groot probleem geworden.

Phishing

Een andere vorm van misbruik is “phishing”. Onder valse voorwendselen wordt ongevraagd een e-mail gestuurd, waarmee de ontvanger bepaalde informatie moet doorgeven, zoals een wachtwoord of pincode.

Flaming

Een ander ongewenst verschijnsel bij het gebruik van e-mail is flaming: als iemand een boze of negatieve boodschap aan een ander verstuurt. Dit komt steeds vaker voor.

E-mailuitputting of e-mailbankroet

E-mailuitputting houdt in dat een gebruiker zijn e-mails niet meer aankomt, een grote achterstand oploopt er er de brui aan geeft. Er is overbelasting van informatie.

Voordelen van e-mail

Ondanks alle bezwaren blijken de voordelen van e-mail zwaarder te wegen: het gaat snel, is eenvoudig en goedkoop. Er zijn geen enveloppen of postzegels nodig, je kunt op ieder moment berichten versturen en ontvangen. Synchronisatie is een extra voordeel. Deelnemers hoeven niet hetzelfde tijdschema aan te houden.

Netiquette

Netiquette is een samenvoeging van de woorden “netwerk” en “etiquette”. Het gaat dus om de etiquette op het weg. Wees ruimdenkend in het ontvangen en terughoudend bij het verzenden.

Tips e-mails schrijven

• Kort en bondig
• Begrijpelijkheid
• Aanvaardbaarheid. E-mail is geschikt voor feitelijke, eenduidige boodschappen die geen directe terugkoppeling vereisen. Ongeschikt voor e-mail is alles wat emotioneel geladen is of emoties kan oproepen bij de ontvanger.