Nederland steeds meer geautomatiseerd met kassa's

Nederland raakt steeds meer in de ban van het automatiseren. Moesten we vroeger nog alles met de hand doen, tegenwoordig hebben we bijna overal een apparaatje of hulpmiddeltje voor. Zie jij nog ergens obers met een ouderwets schrijfblok en een potloodje? Of een taxichauffeer die de kilometers noteert en terug moet naar de centrale om zijn volgende adres op te halen? Ze hebben nu immers meters en mobiele telefoons aan boord. Wat is dat toch met automatisering?

Automatisering in Nederland

Het opbouwen van automatisering binnen een bedrijf of onderneming is tegenwoordig van groot belang. Het doel is hiermee zoveel mogelijk mensen het werk makkelijker af te laten gaan. Waar voorheen tientallen mensen nodig waren om iets voor elkaar te krijgen, staat nu enkel één medewerker achter een computersysteem. Automatisering is een middel om management te ondersteunen bij belangrijke beslissingen, medewerkers te helpen bij de dagelijkse werkzaamheden en het vereenvoudigen van de meest uiteenlopende arbeidsprocessen. Het is een evolutiefase dat de maatschappij na het handwerk in mechanisatie doormaakt. Handelingen worden overgenomen door de computers en de computers worden vervolgens ook weer geautomatiseerd. Automatisering is belangrijk om de meest complexe arbeidsprocessen eenvoudiger te laten verlopen, binnen een korter tijdsbestek en met behulp van zo min mogelijk handelingen.

Het automatiseren van een onderneming kan niet altijd standaard. De automatiseringsbedrijven hebben zich door de jaren heen zo gespecialiseerd in dit proces dat alles volledig op maat gemaakt kan worden en aangepast aan alle behoeften van een bedrijf. Hoewel automatisering bijna aan de orde van de dag is, vooral in grote bedrijven en ondernemingen, gaat er ook veel mis. Jaarlijks geeft de Nederlandse overheid 4 á 5 miljard euro uit aan geheel of gedeeltelijk mislukte automatiseringsprojecten.

Voordelen van automatisering

Natuurlijk brengt het automatiseren van een onderneming veel voordelen met zich mee. Veel papierwerk is overbodig, voorraden worden direct geregistreerd, betalingsherinneringen en aanmaningen worden automatisch verstuurd, serienummers worden zorgvuldig in het systeem opgeslagen en bijgewerkt. Al deze handelingen werden voorheen door mensen op papier bijgehouden en uitgewerkt. Een medewerker voor de administratie, een medewerker voor het voorraadbeheer, een medewerker voor de debiteuren en crediteuren en een medewerker die alle serienummers netjes binnen de lijnen opschrijft. Deze mensen kunnen tegenwoordig met gemak vervangen worden door de aangepaste software en met een klik op de muis is al het werk gedaan. Het bespaard loonkosten, ruimte en werk. De meeste werkzaamheden gaan de medewerkers veel makkelijker en zeker zorgvuldiger af. Een pc is precies, georganiseerd en onthoud veel meer dan het menselijke brein.

Nadelen van automatisering

Het kost een hoop tijd en geld om een onderneming volledig te laten automatiseren. Grotere automatiseringsbedrijven werken vaak standaard, leveren standaard pakketten en versturen een grote rekening. Het voordeel van deze grote bedrijven is dat ze snel werken en de automatisering geheel regelen. De wat kleinere automatiseringsbedrijven doen veelal aan maatwerk. Zij hebben vaak meer ervaring in het aanpassen van de software op het betreffende bedrijf. De systemen worden zo bewerkt dat het precies aansluit op de werkzaamheden binnen de organisatie waar de automatisering plaats vindt. Deze kleinere bedrijven zijn over het algemeen goedkoper dan de grote bedrijven, maar werken door het maatwerk ook veel langzamer. Er moet een stop gezet worden op het arbeidsproces en de automatisering komt langzaam tot stand. Tijd kost ook geld, maar dit levert dan wel maatwerk op. Vervolgens heeft elke ondernemer te maken met afschrijvingen van de betreffende apparaten en systemen. Automatisering blijft geld kosten, hoe dan ook. Buiten dat crasht een computersysteem vaker dan het menselijk lichaam. Een softwareprogramma kan er op het drukst van de dag mee ophouden en het af laten weten. Dit gebeurt bij de medewerkers minder snel. Het nadeel is ook dat de medewerkers door de automatisering niet weten hoe ze het arbeidsproces handmatig over moeten nemen. Dit hebben ze ten slotte nooit hoeven leren.

Horeca zonder automatisering

In de horeca is het hard werken van vroeg in de ochtend tot laat in de avond. Het gebeurt ook steeds vaker dat horecaondernemingen, met name in de grotere steden, een 24-uurs service bieden. Medewerkers liepen af en aan van de klant naar de keuken of de bar om het bestelbriefje af te geven. Vervolgens met het notitieblokje door naar de andere tafel en hetzelfde ritueel herhalen. De kassa was erg onoverzichtelijk, alles moest met aparte knoppen ingevoerd worden en ook de bijbehorende prijzen werden handmatig ingevoerd. Vaak lag er een schematische indeling van de tafels naast de kassa waar de bestellingen op bijgehouden moesten worden. Wanneer klanten voor een andere tafel in de zon kozen was alles en iedereen in de war. Overal lagen losse briefjes en mappen vol papieren van verschillende administratie en registraties.

De geautomatiseerde horeca

De werkzaamheden binnen de horeca zijn door de komst van automatisering erg veranderd. Het losse papierwerk is vervangen door de software. Mobiele pinautomaten zorgen ervoor dat de klanten niet meer verplicht zijn naar de kassa te lopen om te betalen, de zakcomputers kunnen de bestellingen vanaf de tafel doorgeven aan het systeem in de keuken en de bestellingen worden direct geregistreerd en van de voorraad afgetrokken. De notitieblokjes in de borstzakken van de obers zijn overbodig en vervangen door een klein kastje aan de broekriem. Geen moeite meer met onleesbare handschriften, teveel heen en weer lopen en verwarring van de bestellingen. Zelfs de tap kan tegenwoordig volledig geautomatiseerd worden. Hierdoor is het onmogelijk drankjes te verspillen door de hendel iets te lang naar beneden te houden. Er belandt geen druppel teveel in het glas en de consumpties worden probleemloos opgeslagen en verwerkt.

Aanschaf van automatisering

Het kan behoorlijk in de kosten gaan lopen wanneer de hele onderneming geautomatiseerd gaat worden. Om alle mogelijke werkzaamheden binnen een onderneming te ondersteunen met goede software is het nodig er veel tijd, geld en aandacht aan te besteden. De kassa’s moeten vervangen worden, de pinapparaten, mobiele zakcomputers, nieuwe software voor het bijhouden van de voorraden, inkoop, verkoop en overige administraties. Natuurlijk levert deze investering uiteindelijk winst op en zorgt de automatisering voor vele voordelen. Ook het plaatsen van de nieuwe apparatuur brengt wat zorgen met zich mee. De ondernemer kan de keuze maken de zaak gesloten te houden tot alles gereed en werkende is. De opbrengsten van de onderneming liggen stil, maar worden na de veranderingen direct weer hervat. Het is uiteraard ook mogelijk de zaak gewoon draaiende te houden. Hiermee gaan de opbrengsten door, maar wel in mindere mate. Mensen die willen genieten van een lekker drankje en een goed gesprek zitten niet te wachten op mensen die constant in en uit lopen om apparatuur te vervangen en naar elkaar roepen wat er goed en niet goed gaat. Ook is het behelpen met de administratie wanneer de automatisering plaats vindt. Er is geen kassa die werkt, het is overal een rommel en alles en iedereen loopt door elkaar heen. Bezoekers van een hotel, restaurant of café zitten niet te wachten op een chaotische omgeving. Het doel van dit bezoek gaat vaak om ontspanning of een belangrijke afspraak.

Kopen of huren?

Voorheen was het alleen mogelijk de nieuwe apparatuur en de bijbehorende software te kopen. Tegenwoordig is het ook mogelijk deze te huren. Beide mogelijkheden brengen voor- en nadelen met zich mee. Het voordeel van kopen is dat het een eenmalige uitgave is. De apparatuur is na betaling van de ondernemer en deze heeft geen maandelijks terugkerende kosten. Het nadeel is daarmee wel dat er niet direct hulp beschikbaar is wanneer iets niet meer werkt. Er moet dan een oplossing van de ondernemer zelf komen en reparaties of vervanging van bepaalde apparatuur moet door de onderneming zelf gefinancierd worden. Afschrijving is natuurlijk ook iets wat altijd meespeelt wanneer er dure apparatuur wordt aangeschaft. Er komt een tijd dat de software niet meer werkt of onvoldoende meegaat met de modernisering.

Inmiddels zijn er een aantal automatiseringsbedrijven die software op maat verhuren. Het voordeel van huren is dat de ondernemer geen omkijken heeft naar afschrijvingen. Wanneer er betere apparatuur beschikbaar is, kan de automatisering probleemloos omgeruild worden. Ook defecte apparaten of haperende software kan direct en kosteloos vervangen of gerepareerd worden. Hier betaalt de ondernemer ten slotte elke maand voor. Het nadeel van huren is wel dat de huurkosten maandelijks terugkeren. Daarnaast is het verplicht de apparatuur zo te houden zoals deze geleverd wordt. Er mogen geen aanpassingen aan gemaakt worden door de ondernemer zelf. In beide gevallen heeft de onderneming met terugkerende kosten te maken, hetzij aan afschrijvingen of de huurkosten.

Uitvinding van de kassa

Rond 1870 werd de kassa uitgevonden door een barkeeper uit Ohio. Deze barkeeper, James Ritty, bezat zijn eigen saloon. Hoewel de saloon altijd drukbezocht was en dagelijks op volle toeren draaide verloor het geld in plaats van dat het winst maakte. James Ritty gaf onder andere zijn personeel de schuld en verdacht hen ervan veel geld in eigen zak te steken. Er was geen afgesloten kas en het verdiende geld werd bewaard in een open sigarendoos. De verkoop werd niet bijgehouden en zo kon ook nooit bepaald worden hoeveel er eigenlijk verdiend werd. In 1878 ging Ritty op een cruise naar Europa. Tijdens deze tocht bracht hij veel tijd door in de machinekamer, waar hij de mechanismen bestudeerde. Zo bedacht hij een manier om de opbrengsten van zijn zaak bij te houden. In 1879 ontwierp hij zijn eerste kasregister en in datzelfde jaar nog een verbeterde versie. De kassa had het uiterlijk van een klok en twee rijen toetsen aan de voorkant. Deze toetsen stonden allemaal voor een bepaald geldbedrag. Wanneer de toetsen ingedrukt werden, registreerde een interne teller alle bedragen. De bedragen werden op een papier gesponst en zo waren de bedragen later van het papier af te lezen. Het systeem werkte voor zijn eigen saloon, maar maakte geen indruk op andere ondernemers. Ritty verkocht samen met zijn broer twee kassa’s aan een ondernemer welke onder de indruk was. De andere ondernemers beschouwden de kassa als een ‘dievenlokker’. In 1884 besloten ze hun bedrijfje in kassa’s te verkopen. Er werd een bel aan de kassa toegevoegd. In dat jaar werd het bedrijf weer verkocht aan de man die de twee kassa’s van de broers had gekocht. Deze man veranderde de naam van het bedrijf in National Cash Register Company (NCR). Dit bedrijf werd de maker van ‘s werelds eerste mechanische kasregister.

National Cash Register Company (NCR)

In 1894 opende NCR de deuren van de eerste trainingsschool voor het bedienen van de kassa. Ondertussen werden de kassa’s aan de lopende band verbeterd. Zo werd in 1904 de eerste kassa ontworpen met een elektrische motor en in 1914 volgde het eerste automatische betalingssysteem. NCR kwam volop in de media en verkocht de systemen in snel tempo. Alle ondernemers waren geïnteresseerd in de eenvoudige oplossing voor hun problemen met de administratie. In 1957 maakte het bedrijf de eerste zakelijke computer en in 1968 volgde het LCD-scherm. Door de jaren heen werd de naam van het bedrijf twee maal veranderd en in 1996 veranderde de naam terug in NCR. Het bedrijf bestaat nog steeds en draait op volle toeren. Naast de kassasystemen houden zij zich ook bezig met de automatisering van vele andere bedrijfstakken, waaronder de zorginstellingen.

De kassa van nu

Bijna 130 jaar na de uitvinding van de eerste kassa zien we niets herkenbaars meer terug in het uiterlijk van de kassa van toen. De kassa’s zien er tegenwoordig uit als gewone computers. Een plat scherm waarop alle gegevens worden weergegeven. Er wordt steeds meer gebruik gemaakt van touch-screen, waardoor ook het gebruik van een toetsenbord of een muis overbodig is geworden. De scanner staat in verbinding met de kassa, waardoor de bedragen worden doorgegeven aan de software en de bedragen niet meer handmatig ingevoerd hoeven te worden. De kassa is een verzamelpunt voor veel informatie en staat in verbinding met de andere softwaresystemen. Hierdoor wordt voorraad direct bijgewerkt wanneer een product verkocht is. Ook de in- en verkoop kan zo makkelijker geregeld worden. Zowel vaste als mobiele pinautomaten kunnen op de kassa aangesloten worden en zo staat alle automatisering van een onderneming met elkaar in verbinding. Kassa’s worden steeds uitgebreider, maar daarmee ook ingewikkelder om ermee om te kunnen gaan. De kassatrainingen moeten voorkomen dat er storingen of fouten in het systeem terecht komen. Natuurlijk brengen deze trainingen wel extra kosten met zich mee. Voor de jeugd is het allemaal makkelijk op te pikken, maar voor de wat oudere generatie is het een moeilijk proces. Zij zijn niet opgegroeid met de automatisering en kunnen maar moeilijk meekomen in de geautomatiseerde bedrijven.

Kassa’s met LCD-scherm

Er zijn veel verschillende kassa’s met LCD-scherm. Veel van deze kassa’s zijn uitermate geschikt voor gebruik in de horeca door de vele mogelijkheden. Ze hebben een vrije invulling van de toetsen op een flat toetsenbord en een geluidsarme thermische printer met mogelijkheid tot logo-afdruk. De kassa’s bieden een dag-, week- en maandrapportage, backoffice mogelijkheden, back-up faciliteit, tafelgeheugen en registratie en mogelijkheden tot scanning. Daarnaast zijn deze kassa’s vaak vocht- en vuilwerend. Bepaalde kassasystemen kunnen uitgebreid worden en aangepast aan de situatie binnen de horecaonderneming. Zo kunnen ook software geplaatst worden voor tafelsplitsing, reserveringen en het delen van een rekening door het aantal personen.

Kassa’s met touch-screen

Touch-screen kassa’s zijn vaak compact en gebruiksvriendelijk. Ze werken snel en nauwkeurig, waardoor ze geschikt zijn voor de horeca. Ze zijn geruisloos en de nieuwste modellen hebben ook geen ingebouwde ventilator meer. Het systeem bevat een afzonderlijke thermische ticketprinter, waarop ook een logo afgedrukt kan worden. De printer werkt snel, stil en drukt stijlvol. Door het duidelijke en menugestuurde scherm van gemiddeld 16 regels met 40 karakters kan de kassa eenvoudig en snel gebruikt worden. Het is mogelijk de bedienden door elkaar te laten werken. Hiervoor zijn verschillende mogelijkheden. De medewerkers kunnen zich aanmelden op het systeem en zo allemaal dezelfde kassa gebruiken door middel van toetsen, pennen, sleutels, naderingskaarten, codes of magnetische kaarten. Door het goed verlichte vlak is het scherm vanaf elke hoek leesbaar. Daarnaast is het scherm ook vocht- en vuilwerend.

Bar- en tapautomatisering

De bierkranen waren voorheen een bron van verspilling. Tegenwoordig zijn de bierkranen zo ingesteld dat de ondernemer ze kan doseren in 3 verschillende exacte hoeveelheden. Hierdoor loopt er niets meer over het glas, wordt er geen drank verspild en wordt het perfecte biertje getapt. De automatische bierkraan kan aan het softwaresysteem gelinkt worden, waar direct wordt geregistreerd hoeveel eenheden bier er getapt zijn en hoeveel daarvan zijn aangerekend.

Ook voor de losse flessen is een doseringssysteem op de markt. De schenkkurken werken op een magnetisch ventiel welke aangesloten zijn op de software. De ringen om de flessen zorgen voor een perfecte dosering en geven evenals de bierkranen in het systeem weer hoeveel er geschonken en aangerekend is. Elk product kan zijn eigen schenkring hebben met de gewenste dosering en daarmee aan de software gekoppeld worden.

Koffie- en chocomelkapparaten kunnen ook eenvoudig aangesloten worden. Koffie is een diefstal-gevoelig product. Door middel van de aansluiting met het systeem kan worden gecontroleerd hoeveel er geschonken en betaald wordt. Door de controle op dit systeem is het onmogelijk ongezien een kop koffie, thee of chocomelk te schenken.

Voorraadkoelkasten

Zelfs de koelkasten zijn tegenwoordig helemaal geautomatiseerd. De koelkasten worden nog niet veel gebruikt, maar zijn zeker in opkomst. De ondernemer kan een geautomatiseerde koelkast aanschaffen, maar ook de eigen koelkast kan aangepast worden. De nieuwe koelkasten zijn er om de voorraden frisdrank te registreren. Er zijn vier versies van dit geautomatiseerde koelsysteem, van 2 tot 5 schuifdeuren. De flessen worden beter gekoeld dan in een gewone koeling en wanneer een fles uit een lade gehaald wordt, wordt deze geregistreerd in het softwaresysteem. Naast deze registratie is het ook mogelijk een koelmeubel met een weegtechnologie uit te rusten.

Draadloze afstandsbedieningen en pinautomaten

De kleine afstandsbedieningen voor het bedienend personeel zijn eenvoudig in gebruik. Deze controllers zijn vaak een verkleinde versie van de gewone kassa. Door dit systeem hoeft het personeel niet meer heen en weer te lopen tussen de klanten en de kassa. Na een bestelling te hebben ingevoerd wordt deze meteen in de kassa geregistreerd en kan de medewerker direct doorlopen naar de volgende tafel. De bestellingen kunnen op tafelnummer geregistreerd worden, waardoor al het personeel kan zien welke bestellingen nog open staan en voor wie deze bedoeld zijn. Briefjes zijn niet meer nodig en er zijn geen onderlinge problemen meer met het lezen van een handschrift.

Ook de pinautomaten kunnen tegenwoordig draadloos geleverd worden. Wanneer een klant op het terras aangeeft met de pin te willen betalen is deze niet meer verplicht naar binnen te gaan. De pinautomaat kan mee naar buiten en werkt hetzelfde als de vaste pinautomaat. Draadloze pinautomaten zijn handig in gebruik, maar wel fraudegevoeliger door de vele actieve skimmers van tegenwoordig.

Skimming voorkomen

Bij skimming wordt een bankpas gekopieerd en kan de skimmer de rekening plunderen. Dit skimmen gebeurt het meest met behulp van pinautomaten. Binnen korte tijd kunnen skimmers de magnetische leesstrip in het apparaat vervangen en een doordruk toetsenbord onder het gewone toetsenbord plaatsen. Zo worden de gegevens van de pas en de pincode geregistreerd op een pc van de skimmer. De gewone pinautomaten kunnen voor de veiligheid van de klant voorzien worden van een smartchip. Deze chip is op het moment alleen nog in het buitenland te verkrijgen, maar zal spoedig ook in Nederland gelanceerd worden. Wanneer een klant of de ondernemer zelf een kleine verandering of hapering in de automaat opmerkt, is het aan te raden eerst de bank te raadplegen voordat de automaat verder gebruikt wordt.